JobOase ist eine wachsende Jobplattform, die Unternehmen und Bewerber:innen direkt miteinander verbindet – ohne Umwege, ohne komplizierte Prozesse. Zur Verstärkung unseres kleinen, engagierten Teams suchen wir eine zuverlässige und organisierte Personalassistenz (m/w/d), die unsere Geschäftsführung im Alltag unterstützt und Freude an Struktur, Kommunikation und Service hat.

Deine Aufgaben

• Organisation und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Terminplanung, -koordination und Nachbereitung (online & vor Ort)
• Bearbeitung von E-Mails und Telefonanfragen von Kund:innen und Partnern
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Angeboten, Präsentationen und Verträgen
• Pflege von Datenbanken, Listen und Übersichten (z.B. Kundenkontakte, Jobanzeigen)
• Unterstützung im Bereich Personal / Recruiting (z.B. Korrespondenz mit Bewerber:innen, Terminabstimmungen)
• Mithilfe bei kleineren Marketingaufgaben (z.B. Texte prüfen, Infos zusammentragen)
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Aufgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Assistenzbereich, Büroorganisation oder Personalbereich von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel) und E-Mail-Programmen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, klare und freundliche Kommunikation
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Diskretion, Loyalität und ein positives, serviceorientiertes Auftreten
• Offenheit für digitale Tools und Arbeiten im Online-Umfeld

Wir bieten

• Teilzeit oder Vollzeit – je nach Lebenssituation (z. B. 20–40 Stunden/Woche)
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice
• Kurze Entscheidungswege, direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein wertschätzendes Miteinander in einem kleinen, familiären Team
• Raum, eigene Ideen einzubringen und Prozesse mitzugestalten
• Ein sinnvolles Arbeitsumfeld: Wir helfen Menschen dabei, ihren passenden Job zu finden